DSC 0020

Архив документов  компании – это важный этап делопроизводства. Документы годами собираются в нужной последовательности  И при переезде офиса перевозка архивов играет не меньшую  роль, чем перевозка  офисной мебели и техники.

Услуги по перевозке наиболее востребованы:

  • При офисном переезде компании с большим объёмом архива, то есть при перемещение архива.
  • При необходимости сдачи дел в архив или уничтожении документов.

Соответственно, перевозка архива должна проводиться таким образом,

Чтобы в процессе не происходила утечка информации компании, а также таким образом, чтобы не допускались ошибки архивного учёта или случайные утери документов.

Обращаем ваше внимание на тот факт, что в некоторых случаях утеря документов при перевозке архивов может классифицироваться как преднамеренное уничтожение документов  и сопровождаться соответствующими судебными мерами.

Переезд архива обычно выполняется в опломбированных или иным образом защищённых контейнерах (исключение могут составлять некритичные документы, подлежащие уничтожению). Транспортировка документов чаще всего проводится при сопровождении архивиста или иного представителя компании.

При длительной (дальней) перевозке архива

Одна из основных мер данного списка - физическая защита дел от внешних условий, в частности, от влажности. Практически каждая транспортная или архивная компания имеет свои наработки в данной сфере - от использования силикагеля до применения специальной конструкции контейнеров.

Перевозка электронных носителей

Особо стоит описать перевозку электронных носителей данных: они требуют специальных условий транспортировки, так как зачастую узок диапазон выдерживаемых ими физических колебаний (вибрации), уровня магнитного и иного (например, рентгеновского) облучения, температурного коридора и других факторов. Для транспортировки информационных носителей используются специальные средства, зачастую отличающиеся высокой ценой.

Терминал сканирования в аэропорту

Наиболее частая ошибка при самостоятельной транспортировке документов в электронном виде - это пропускание носителя через терминал сканирования в аэропорту, способный мгновенно уничтожить данные.

Специальный досмотр, минуя сканирование

При перевозке любых документов на информационных магнитных носителях (дискетах, картах flash-памяти, жестких дисках, мобильных SSD- и SATA-устройствах, информационных стойках и подобных) рекомендуется отдавать либо сам носитель, либо прибор, в составе которого он находится (ноутбук, фото- или видео-камеру, электронную библиотеку и тому подобное) на специальный досмотр, минуя сканирование. Мы рады предложить Вам услуги по перевозки архивов.