За годы работы организации накапливается множество документов, которые необходимо не только правильно хранить, но и своевременно уничтожать.

Порядок уничтожения и списания документов

Лучше всего доверить эту работу специалистам, которые выполняют задачи в срок, а главное - ничего не перепутают, ведь бумаги невозможно восстановить. Уничтожению подлежат как бумажные, так и электронные документы (кадровые, бухгалтерские и проч).

Какие документы уничтожаются:

  • Документы первичного учёта (акты, отчёты, ордера и т.д.);
  • Бумаги бухучёта (книги, журналы, списки, карточки, ведомости);
  • Учётные записи и т.д.

Сроки списания документов могут составлять 1 год

Папки, относящиеся к учётной политике, устраняются после проверки. Сюда же относятся регистры бухучёта. Свериться с точными датами можно в номенклатуре дел вашего учреждения или компании. При необходимости сроки хранения продлеваются, однако сокращать период запрещено.

Составление акта списания документов

Документы, срок хранения которых истёк, вписываются в акт, который затем утверждает директор организации. Факт уничтожения бумаг должен быть подтверждён комиссией. Очень важно, чтобы люди, занимающиеся уничтожением документов, гарантировали безопасность, т.е. исключили возможность утечки данных.

На каждой папке непременно указываются:

  • Название и её порядковый номер;
  • Регистр бухучёта;
  • Количество листов и дата формирования регистра (число, месяц, год).

Правильное оформление

Таким образом, в акт списания документов попадают пронумерованные папки с указанием подразделений. Описания документов должны составляться так, чтобы не возникало разночтения и разногласий, иначе это может быть расценено комиссией как незаконное уничтожение бумаг, сокрытие правды. Специалисты нашей компании готовы взяться за уничтожение и списание документов в вашей организации с последующим составлением акта. Гарантируется высокий профессионализм, конфиденциальность, внимательность. Наши сотрудники проверяют каждый лист.

Уполномоченное лицо

Готовый акт подписывает лицо, уполномоченное проводить экспертизу ценности. Заключение этого сотрудника необходимо согласовать с комиссией самого предприятия, после чего на заседании составляется протокол.