Создание архива для хранения кадровых документов компании

Сдача в архив кадровых документов

Самое важное, что следует знать и помнить о том, что к какому бизнесу бы не относилась Ваша компания, некоторые документы запрещено уничтожать. К таким документам можно отнести бухгалтерскую документацию с постоянным сроком хранения. Также нельзя уничтожать документацию, содержащую данные о сотрудниках компании.

Решение большинства проблем

Создание архива следует начинать с определения того, какой архив нужен для Вашей компании. В этом вопросе следует учитывать масштабы Вашей организации. Если компания небольшая, то архив можно включить в состав секретариата или канцелярии. В том случае, когда компания относится к среднему или крупному бизнесу будет правильнее открыть отдельное структурное подразделение с должностным лицом – архивариусом – работником, непосредственно отвечающим за хранение и сдачу в архив кадровых документов.

Совмещенная форма ведения архива

Это может быть бухгалтер или секретарь, при наличии в штатном расписании должности архивариуса. В некоторых случаях, когда отсутствует должность архивариуса в штатном расписании, эти обязанности поручаются какому-либо работнику в виде дополнительной работы по ведению и сдаче в архив кадровых документов и других, подлежащих хранению. Во всех случаях необходимо получить согласие работника, и прописать наличие данных обязанностей в должностной инструкции.

Доплата за указанные дополнительные обязанности

При открытии отдельного структурного подразделения, рекомендуется утвердить Номенклатуру и разработать специальное Положение с должностными инструкциями работникам архива, с которыми работать будет намного проще.

Разработка положения

Разработать Положение будет довольно нетрудно, если использовать Основные правила работы архивов организации. Для определения того, какие обязанности прописать в должностной инструкции, воспользуйтесь Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих.

Другие варианты

К другому варианту хранения и сдачи в архив кадровых документов можно отнести использование услуг специализированных компаний, которые упростят весь процесс, избавив Вас от создания дополнительных должностей и подразделений. Одной из таких компаний является «Архивируем.ру», легко и непринужденно справляющаяся со своими задачами.