Создайте современный архив документов при поддержке профессионалов

Как сделать свой архив современным

Многие сотрудники предприятий, работающие с документацией, знают, насколько усложняется работа, когда документов становится слишком много. Спешим обрадовать: в наши дни есть способы создать современный архив, который значительно упростит обработку документов, поиск нужной информации в них, выполнение других действий. Один из лучших способов организации современного архива – перевод имеющегося массива документов в электронную форму.

Специальные знания

Оцифровка документации требует специальных познаний. Некоторые пытаются выполнить его самостоятельно и создать современный архив. В большинстве случаев такие попытки оборачиваются большими потерями времени и далеко не всегда приводят к желаемому результату. Обратитесь за помощью к профессионалам нашей компании. Вы получите современный архив, отвечающий всем существующим требованиям и очень удобный в работе.

Этапы создания современного архива в электронной форме

В первую очередь готовится необходимое оборудование и программное обеспечение. В зависимости от объема обрабатываемых документов могут использоваться планшетные или потоковые сканеры, работающие под управлением персонального компьютера. Перед созданием современного архива из документов удаляются предметы, которые могут помешать сканированию.

Дальнейшие работы

Осуществляется сканирование документов, в ходе которого получаются графические файлы. В большинстве случаев оказывается целесообразным их распознавание. На этом этапе создания современного архива графика переводится в текст, что значительно расширяет возможности по работе с документами. Так, после распознавания сотрудники организации смогут быстро искать документы по любым фрагментам текста, который в них содержится.

Доработка электронного архива:

  • документы структурируются, разносятся по предварительно созданным иерархическим папкам;
  • разграничиваются права доступа. Разные сотрудники организации в соответствии со своими полномочиями наделяются разными правами;
  • осуществляется интеграция современного архива с офисным программным обеспечением. На данном этапе появляется возможность редактирования документов, обмена ими по электронной почте, выполнения иных действий.

Если при работе с современным архивом предполагается передача бумажных документов на архивное хранение, наши специалисты выполнят систематизацию.

Систематизация бумажных документов:

  • производится экспертиза ценности документов;
  • определяется их принадлежность к разным группам, выполняется сортировка документации;
  • составляются описи документов, формируются дела, оформляются обложки дел;
  • выполняются другие действия, в которых может возникнуть необходимость.

Обеспечьте высокое качество современного архива и сэкономьте средства предприятия и время ваших сотрудников. Обратитесь к профессионалам!