Сканирование документов в электронный архив — услуга, необходимая каждой компании

Особенности сканирования документов в электронный архив

Сканирование документов в электронный архив — услуга, необходимая каждой компании, которая видит свое перспективное будущее. Именно сканирование в электронный архив систематически решает такие задачи, как поиск и копирование различной документации по требованиям внешних инстанций. Организации регулярно подвергаются камеральным проверкам, а также визитам представителей налоговой отчетности.

Преимущества электронного архива:

  • полностью структурированное и централизованное хранение документов;
  • быстрый поиск документов;
  • минимальные риски и высокая сохранность документации;
  • легкость удаленного доступа.

Работа электронного архива

Если в электронный архив размещать просто отсканированные документы, без каких-либо атрибутов, то отыскать его в дальнейшем будет практически невозможно, так как он попросту затеряется в тысячах других таких же сканов. Толку от такого электронного архива не будет. Программное обеспечение и стиль работы решает подобные задачи на качественном, проверенном уровне. Наши программы в состоянии автоматически распознавать тип документа, а также извлекать из него всю необходимую информацию, которая и нужна для заполнения карточки документа.

Быстрота ввода

Поэтому все проходит крайне быстро. А главное — любые структурированные документы вводятся очень легко, к примеру, счета-фактуры, накладные или акты, а также неструктурированные или слабоструктурированные, к примеру, письма, договора, тексты приказы и так далее. Наши сотрудники лишь выборочно проверяют документы самостоятельно, чтобы окончательно убедиться в правильности автоматического заполнения карточки.

Сканирование документов в электронный архив

Таким образом, мы имеем возможность в самые сжатые сроки выполнить сканирование документов в электронный архив, чтобы не отнимать у вас много времени. После этого вы сможете пользоваться электронным архивом самостоятельно, а также ограничить доступ для нежелательных лиц.