Cложности реализации архива электронных документов

Создание архива электронных документов

Сложности, с которыми, на первый взгляд, можно столкнуться при создании электронного архива документов. Ничто по сравнению с тем, с чем приходится сталкиваться юристу, бухгалтеру, менеджеру или директору, которые захотят найти важный документ годичной давности среди массы бумажных папок. Невозможность быстро найти договор, выписку или справку – в случае с бумажным архивом – это не временное неудобство, а настоящая проблема. Помимо траты времени на поиск нужной бумаги приходится ещё и как-то решать вопрос с обеспечением доступа (или его запретом) к тем или иным документам, с выделением места под хранение все растущего количества дел, с обеспечением безопасности информации, содержащейся в документах.

Архив электронных документов

Архив электронных документов – решение проблем бумажного архива. Электронный архив позволяет раз и навсегда решить вопросы и с местом для хранения корпоративного архива, и с разграничением прав доступа, и с защитой информации.

Создание своими силами

Вот только создание архива своими силами – дело, мягко говоря, неблагодарное. Максимум, на что может хватить времени и сил – оцифровка наиболее востребованных документов и создание некоего мини-архива с общим доступом на сервере корпоративной компьютерной сети. Но даже при этом возможны ошибки – от некорректного сканирования и распознавания документов до не проведенной систематизации отсканированных документов или неправильной индексации, в результате чего некоторые документы просто «теряются». Да и размещение импровизированного мини-архива на произвольно выбранном рабочем компьютере создает массу проблем.

Электронный архив от практиков

Мы уже много лет оказывает услуги в области создания электронных архивов для организаций, независимо от специфики их деятельности и интенсивности накопления новых документов. Но простым сканированием и распознаванием дело создания электронного архива документов руками профессионалов, конечно же, не ограничивается. Хороший архив начинается гораздо раньше, чем специалисты приступают к санированию – в момент изучения всего массива документов и подготовки их к переводу в электронный вид и перемещению на «страницы» электронного архива.

Этапы создания электронного архива:

  • создание технического задания на разработку электронного архива;
  • систематизация документов и подготовка их к сканированию;
  • сканирование и распознавание;
  • индексация документов;
  • выбор места хранения;
  • размещение архива и тестирование его работоспособности.

Мы рады помочь

Создание архива электронных документов предполагает и техническую поддержку заказчика – с заданной периодичностью специалисты компании пополняют архив новыми документами, появившимися в результате деятельности компании. Обращайтесь к нашим специалистам. Мы предоставим Вам отличный сервис по недорогим ценам.