Требования по хранению документации распространяются на все типы, без исключения, организаций всех уровней

Требования по хранению документации распространяются на все типы, без исключения, организаций всех уровней. В случае даже обанкротившихся компаний или тех, которые использовали упрощенную схему налогообложения, архив при ликвидации необходимо привести в соответствие с нормами и положениями, действующими на территории России.

Архивные документы при реорганизации

Реорганизация – одна из разновидностей ликвидационных процессов. Компания переходит к новому типу управления либо вливается в состав другой организации, при этом ответственность за архивацию переносится на правопреемника. Однако привести в порядок архив при реорганизации обязано то подразделение, которое переходит в переподчинение.

Архивирование документов при реорганизации

Сроки хранения документов никак не связаны с родом деятельности организации. Архивирование документов при реорганизации – сложный процесс, в ходе которого производится не только оценка ценности бумаг, утилизация документации с истекшими периодами хранения и приведение архива в порядок, но и дополнение его всеми сопутствующими справками и отчетностью по изменению статуса компании.

Ликвидационная комиссия

Для выполнения и контроля всех этих действий создается Ликвидационная комиссия. Без соответствующего опыта и знания правовых норм архивирование документов при ликвидации может затянуться на длительное время, которого обычно нет в резерве. А это означает дополнительные финансовые затраты, которых можно избежать, если воспользоваться услугами опытных архивистов.

Преимущество работы аутсорсинговой архивной компании

Преимущество работы аутсорсинговой архивной компании не только в значительном выигрыше времени, но и в дополнительной помощи по вывозу документов на утилизацию, и в гарантии, что контролирующие организации не найдут нарушений в архивации, грозящими штрафами и другими санкциями. Специалисты смогут учесть все нюансы и тонкости в различиях при оформлении окончательной ликвидации, слиянии или разделения на дочерние подразделения конкретной организации.

Создание страхового фонда архивных документов

Обычно в штате компаний нет специально обученных людей, способных самостоятельно провести все действия, и все равно приходится приглашать профессионалов со стороны. Во избежание непредвиденных обстоятельств, необходимо создание страхового фонда архивных документов на электронных носителях, которое также сопровождается определенными действиями, требующими знаний и навыков.

Оценка объема работы

Предусмотрительные руководители, предвидя все сложности переходного периода, заранее вызывают специалиста по архивации для оценки объема работы. Тем самым они экономят время, которое неизбежно будет потрачено на разгребание завалов в самый последний момент, и избегают ошибок, способных негативно повлиять на всю дальнейшую деятельность организации.