Что происходит на практике, а не в красивых презентациях

Контроль, учёт и сбор статистики, лежащие в основе управленческих решений и планирования осуществляются при помощи архивной обработки документов – до сих пор. Наверное, многим это может показаться странным – ведь современные технологии прочно вошли в жизнь каждого из нас. И очевидно то, что проще обрабатывать массивы информации при помощи компьютеров. Теоретически это, конечно, так. Но чтобы заменить на деле пустографки с ручкой на электронные таблицы данных надо решить проблемы электронного документооборота.

Компьютерная безграмотность

В числе таких проблем - отсутствие у многих офисных сотрудников элементарных навыков общения с современной техникой. Это касается по большей части служащих, имеющих приличный стаж работ. А кроме этого, привычку и желание трудиться и знающих свою профессию от «а» до «я», но совершенно не владеющих познаниями в области высоких технологий. Отказывать им в должности из-за незнания компьютерных программ часто бывает неразумно. Поэтому в руках у большинства статистов до сих пор бумага и перо. Чтобы поправить эту ситуацию, нужны немалые вложения средств. А их обычно не хватает.

Отсутствие средств для перехода на СЭД (система электронного документооборота)

Кроме оплаты за учёбу офисных сотрудников для перехода от архивной обработки документов к СЭД (система электронного документооборота) необходимо закупить компьютерное оборудование. И это снова ощутимый минус из бюджета, так как под словом «оборудование» имеются в виду, как непосредственно компьютеры, так все лицензионные программы, антивирусы, обслуживание комплекса, ремонт и обновление техники. Не каждая компания решится на такой расход. Для управления малым бизнесом такой расход вообще не нужен. Учёт товаров применительно к нему легче вести традиционным «бабушкиным» способом.

Отсутствие законодательной базы для перехода на СЭД

Согласно существующим в России требованиям и нормам, любой из документов должен быть подписан от руки. А так как ЭЦП (электронно-цифровая подпись) пока на территории страны не практикуется, о полном переходе на электронную систему документооборота рано говорить. К тому же старый способ архивирования документов более надёжный. Любые данные, внесённые в журнал, листы которого пронумерованы, нельзя исправить и стереть. Они доступны для просмотра каждый день и час и не зависят от наличия энергетических носителей.

Как видно из изложенного, даже при наличии очевидных плюсов СЭД,

Полный отказ от архивирования документов невозможен.

Если его ведение своими силами Вам представляется занятием затратным, продолжительным во времени и малоэффективным, обращайтесь к нам, в нашу компанию . Мы знаем, как создать архив, потратив минимум сил, времени и средств.