Делопроизводство – айсберг, у которого в подводной части, архивах, не сотни, а сотни тысяч бумаг.

Оптимизация расходов на документооборот и кадровая политика

Всякое делопроизводство - огромный айсберг, у которого в подводной части, архивах, даже не сотни, а сотни тысяч бумаг. Документы должны храниться определенный срок, и только по его истечению разрешена утилизация. Причем вполне возможна ситуация, когда информация, которая в них содержится, может понадобиться многие годы спустя.

Неудобство бумажных архивов

Пользоваться бумажными архивами, мягко говоря, неудобно: нужен специальный работник для приведения документов в надлежащий вид, систематизации их и выдачи по требованию. Но вот организации брать в штат архивариуса невыгодно: наведя порядок в документации, такой специалист большую часть рабочего времени ничем занят не будет. А платить зарплату ему придется полностью, как то подразумевает трудовой договор.

Оптимальный выход, когда требуется оптимизация архива - воспользоваться услугами сторонней организации, которая специализируется на архивации. Соглашение заключается на долговременный срок, причем оплата будет производиться по факту, в зависимости от объема выполненных работ. Найти и выдать необходимые документы смогут обычные сотрудники канцелярии или отдела кадров, у которых на служебных компьютерах будет установлена электронная версия архива.

Компьютерная архивация

Работа с документами с помощью электронных носителей облегчает труд делопроизводителя, а организации позволяет свести количество штатных единиц до минимума. Фактически, все операции может проводить один сотрудник - при условии, что бумаги своевременно заносятся в банк данных. Оптимизация документооборота - важный фактор, дающий существенную экономию денежных средств и времени на всех стадиях работы с архивами.

Проведение работ компанией «Архивируем.ру»

Специалисты компании «Архивируем.ру» избавят от лишних проблем с архивацией документов даже в запущенных случаях оперативно, профессионально, с учетом уровня секретности бумаг, а именно:
• проведут экспертизу ценности документов,
• сделают обязательную ежегодную выбраковку бумаг, подлежащих утилизации,
• отсканируют документы, которые часто требуются в работе, чтобы не извлекать оригинал каждый раз из архива,
• подготовят документацию, подлежащую длительному хранению,
• перенесут архивные документы на электронные носители в соответствии с уровнем секретности документов.

Экономия на архиве вследствие перечисленных действий достигает 50%, с учетом снижения затрат на оплату непроизводительных функций своих сотрудников. Профессиональные услуги архивистов нашей компании - это не только быстрая и качественная архивация, но и учет при этом всех изменений в положениях законодательства России.