Любая документация организации должна находиться в идеальном порядке – будь то текущие бумаги или те, которые уже переместились в архив.

В архиве, где хранятся документы организации, всегда должен быть порядок. Это обеспечивает быстрый доступ к тем или иным архивным бумагам при необходимости.
Экспертиза ценности документов в архиве - мероприятие, которое в идеале должно проводиться как минимум ежегодно. Многие владельцы компаний недооценивают его важность, и в результате со временем сталкиваются с множеством проблем. 

Цели проведения экспертизы ценности документов.

Документация образуется в ходе работы любой организации. Её ценность может сильно различаться. Например, некоторые бумаги используются однократно, после чего полностью утрачивают свое значение. Другие документы могут понадобиться в будущем, через месяц, год или даже несколько лет.

Глобально одной из важнейших задач экспертизы является сортировка бумаг в зависимости от их ценности, приведение их в порядок и упрощение работы с ними.

Что хранится в архиве?

Авторитетные бизнес-коучи не устают повторять во всеуслышание о том, что любая документация организации должна находиться в идеальном порядке - будь то текущие бумаги на рабочем столе или те, которые уже переместились в архив. Порядок упрощает и сильно ускоряет работу с документами.

Тем не менее, часто архивы превращаются в «черные дыры», в которых, вроде бы, много всего, а что конкретно - никто не знает. Во время экспертизы вносятся ясность и порядок. Наконец, сотрудники будут четко знать, что можно найти в случае необходимости в архиве.

Не пора ли избавиться от части бумаг?

Вместимость архива не бесконечна. Поэтому бумаги, больше не обладающие ценностью, нужно своевременно уничтожать. Проведение экспертизы ценности документов помогает отделить ненужное от нужного.

Здесь часто присутствует одна серьезная ошибка. Работник, желая поскорее справиться со скучным занятием, просматривает документы по корешкам или по названием на обложках папок. Этого категорически нельзя делать. Часто в одной папке лежит много разных документов. И часть из них может всё еще представлять ценность, в то время как вторая часть уже бесполезна.

Составление описи.

И в крупных, и в относительно небольших организациях часто приходится искать какие-нибудь бумаги. Один сотрудник утверждает, что они давно были сданы в архив, а другой уверен, что их там никогда не было, что они у кого-то на столе под горой других бумаг.

Опись документов в архиве помогает экономить много времени. Достаточно посмотреть в неё - и можно точно сказать, стоит ли искать понадобившуюся бумагу в архиве.

Порядок в архиве помогает оптимизировать расходы.

Чем больше в архиве «лишних» бумаг, тем больше места он занимает. Иногда доходит вплоть до того, что приходится арендовать дополнительные площади и нести затраты. Периодическая экспертиза ценности документов в архиве помогает очистить его от ненужных бумаг.

Практика показывает, что сотрудники среднестатистической компании тратят много времени на поиски нужных бумаг в архиве. Если посчитать, сколько времени на это уходит в общем в течение года, то получатся огромные цифры. Когда архив в порядке, это сильно ускоряет работу, не заставляет людей тратить лишнее время на второстепенные дела (которое могло быть потрачено на основную работу), позволяет более оперативно решать задачи. Это сокращает расходы.