Архивация документов – обязательная составляющая делопроизводства

Такое сложное простое дело - архивирование 

  Архивация документов - обязательная составляющая делопроизводства, но не всякий делопроизводитель знаком с тонкостями архивного дела, например, нумерация документов в архиве не может быть произведена произвольным образом. Достаточно сказать, что архивирование регулируется законами и нормативными актами, а руководитель предприятия несет прямую ответственность за правильность сохранения документов. Нужно ли раздувать штаты и принимать на постоянную работу специалиста-архивариуса? Совсем не обязательно, если компания воспользуется услугами аутсорсинга: таким образом, она полностью снимет с себя хлопоты по организации правильного хранения документации, решению вопросов по консервации и утилизации.

Нумерация бухгалтерских и кадровых документов

Казалось бы, несложное дело - нумерация бухгалтерских и кадровых документов, но оно способно вызвать нешуточную головную боль, если выполнено с ошибками. Многие руководители сталкивались с проблемами во время аудиторских проверок, когда просто невозможно было найти необходимые бумаги. Специалисты компании «Архивируем.ру» на профессиональном уровне справятся даже с запущенной документацией, в краткие сроки приведя ее в единую стройную систему. Это относится и к бумажным, и к электронным носителям: наличие отсканированных дубликатов значительно упрощает работу с документами, но при этом не исключает наличие в архиве оригинала, который может потребоваться для представления контролирующим органам.

Проведение нумерации

Каждая бумажная страница получает свой номер в соответствии с заведенным порядком. Затем проводится нумерация папок - и опять-таки необходимо знать, каким образом это сделать, чтобы поиск нужных документов не отнимал ни одной лишней минуты. Для плодотворной работы иногда требуется иметь под рукой документы, которые уже законсервированы или даже уничтожены за сроком давности. Электронный архив не занимает ни сантиметра полезной площади офисного пространства и всегда доступен. Вопросы конфиденциальности - далеко не праздные в современном мире, информация обладает высокой ценностью. «Архивируем.ру» поможет выстроить защиту от несанкционированного проникновения в архив.

Наши специалисты гарантируют соблюдение профессиональной этики: сохранение коммерческой тайны и прочих данных - непременное условие сотрудничества. Услуги «Архивируем.ру» - это не просто нумерация архива.

Преимущества при правильно проведенное архивирование документов

Правильно проведенное архивирование документов даст важные преимущества организации:

  • обеспечение соблюдения законодательства:
  • систематизация документооборота,
  • высвобождение дополнительной площади офисного пространства,
  • сокращение времени поиска документов,
  • экономия человеческих ресурсов,
  • сведение к минимуму вероятности утери бумаг.

Работа в архивной сфере

Сотрудники «Архивируем.ру» прошли специальное обучение и обладают обширным опытом работы в своей сфере.

Все операции по архивированию проводятся с привлечением новейших технологий, быстро и качественно. Нумерация документов в архиве облегчает работу с бумагами, обеспечивает сохранность данных на любом этапе хранения: оперативном, кратковременном, среднесрочном и долгосрочном. Напоминаем, что только кадровые документы должны храниться весь период существования организации - а сколько копится другой документации?