Представляем услугу – «составление и оформление архивных описей дел»

Составление описи дел для сдачи в архив

В некоторых организациях существует неправильное восприятие данного процесса. Не имея представления о том, какие требования выдвигаются к описи документов и их сдаче в архив, многие просто берут и переписывают документы старым "дедовским" способом. Такая работа кропотлива и бесполезна! Опись документов постоянного хранения или по личному составу, значительно отличается от «просто взять и переписать» и требует высокой квалификации! 

Что это такое опись дел в архиве?

Архивные описи составляются для того, чтобы обеспечить комплектование архивов в отдельно взятой организации. Документация завершенного делопроизводства хранится в архиве постоянно либо временно – до 10 лет. Документация, подлежащая архивирования в обязательном порядке должна пройти экспертизу ценности и архивную опись. 

Понятие архивной описи

Архивная опись – это справочник, который содержит все единицы хранения архивных фондов. Опись систематизирована и предназначена для раскрытия и строгого учета содержания.

Описи, составляющиеся отдельно:

  • если речь идет о делах постоянного хранения;
  • на дела временного хранения, свыше десяти лет;
  • если идет речь о делах личного состава;
  • на дела под грифом «секретно», на судебные и следственные дела;
  • на судебные и научные отчеты.

Опись документов передаваемых в архив

Иногда необходима отдельная опись документов, передаваемых в архив. Такая опись – это перечень с самостоятельной порядковой нумерацией. Под методическим руководством архивариусов должны ежегодно создаваться описи по каждому структурному подразделению. Эти описи необходимы для передачи документов на хранение в архив. Описи, которые предоставляют структурные подразделения, являются основой для подготовки и систематизации сводных описей, необходимых для сдачи документации на постоянное хранение. 

Особенности описи дел всех структурных подразделений

Описи дел всех структурных подразделений имеют свои особенности – они составляются по форме, установленной Коллегией Росархива (закон вступил в силу 6.02.06г.), в 3-х экземплярах. В архив организаций такие описи дел предоставляются только по истечении 12-ти месяцев после завершения процесса делопроизводства. 

Что указывается на обложке

  • порядковый номер тома, части или дела по описи;
  • уникальный индекс части, тома или дела;
  • заголовки дел, томов или частей;
  • общее количество страниц в томах, частях или делах;
  • срок хранения дела.

Правила составления описей дел

В процессе составления описей дел структурных подразделений нужно соблюдать некоторые правила, такие как: заголовки дел нужно вносить в опись в строгом соответствии со схемой, принятой Коллегией Росархива, каждое новое дело нужно вносить в опись под своим порядковым номером. Если дело включает в себя несколько частей, то эти части должны вноситься в опись под своими номерами. Разумеется, такие знания имеются не у каждого сотрудника, занимающегося документацией. Поэтому-то так важно поручить опись для сдачи документов в архив профессионалам, которые выполнят данную работу на должном уровне и в самые короткие сроки! Наша компания на протяжении многих лет успешно занимается составлением и оформлением архивных описей дел. Мы имеем большой опыт работы и множество постоянных клиентов.