Опись документации - финальный этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись документов постоянного хранения

Условно описи дел можно разделить на два вида: опись документов постоянного срока хранения и опись дел временного хранения (в том случае, если срок хранения документации превышает 10 лет). Итак, опись документов постоянного хранения представляет собой архивный справочник, в котором содержится систематизированный список, перечень заголовков дел. Опись документов постоянного срока хранения включает в себя раскрытия содержания и состава дел, обеспечивает грамотный учет и систематизацию документации.

Опись документов постоянного срока хранения

В любом структурном подразделении организации опись документов постоянного срока хранения должна составляться сотрудниками отдела документооборота либо иными уполномоченными лицами, например, сотрудниками архивных компаний. Причем, руководители структурных подразделений несут ответственность за качество и своевременность составления описи. Опись документов постоянного хранения составляется по определенным нормам в соответствии с законодательством РФ и включает несколько обязательных составляющих. Совокупность этих составляющих в описании каждого дела называют «описательной статьей».

Описательные статьи описи 

Что касается описательных статей, сопровождающих опись документов постоянного срока хранения, то они включают в себя порядковый номер документа по описи, индекс и дату дела, заголовок (тот же заголовок, который указывается на обложке дела), число листов. Также при необходимости составляется примечание. Отдельно стоит отметить, что очень часто при составлении описи документов постоянного хранения необходимо также делать научно-справочный аппарат (НСА), предисловия, исторические справки и так далее.

Передача описи документов постоянного хранения

Согласно нормативным положениям опись документов постоянного хранения, должна составляться строго в установленные сроки, ежегодно, после чего опись передается либо в государственный архив, либо в архив фирмы. Если опись документов постоянного хранения передается в государственный архив, то ее необходимо составить в четырех экземплярах. Кроме того, при передачи описи в государственный архив, следует утвердить ее специальной архивной комиссией, руководителем организации. Опись документов постоянного хранения способна существенно облегчить работу с большими объемами архивных документов, и является нормативно-закрепленным, необходимым процессом.

Профессиональные услуги

Наша компания предлагает различные виды архивных услуг, в том числе и опись документов постоянного срока хранения. Специалисты нашей компании являются опытными профессионалами, которые за кратчайшие сроки составят опись в соответствии с действующим законодательством РФ. Кроме того, по желанию заказчика мы готовы утвердить составленную опись в муниципальном или государственном архиве.