Очень часто можно встречать такую ситуацию, когда начальник вместо того, чтобы поручить архивацию документов профессиональным архивариусам, в целях экономии перекладывает эту работу на бухгалтера.

Особенности архивации бухгалтерских документов

Если работа перекладывается на бухгалтера то получается, что архивирование бухгалтерских документов, а также обязательная первоначальная подготовка бумаг перед тем, как осуществить данную операцию, становится, почему-то дополнительной обязанностью этого сотрудника. В связи с этим неизбежны ошибки и недочеты. Попавшие в архив документы имеют неправильное оформление, а также нарушается целый ряд обязательных общепринятых правил. Такие ситуации, как правило, приводят к различного рода проблемам, причем, как для организации, так и для сотрудника в лице бухгалтера.

Нормативные документы

Архивация бухгалтерских документов урегулирована нормативным документом 125-Ф3. Он содержит список основных положений, которые должен знать бухгалтер, если появилась необходимость передать документы в архив. Стоит отметить, что все документы, которые принадлежат юридическому лицу, по закону являются его непосредственной собственностью. Поэтому никто не имеет права их изымать у компании. Сделать это можно лишь после того, как организация официально перестанет существовать, так как после ликвидации часть документов организации становятся собственностью государства или переходят в муниципальную собственность. Как гласит статья 17 125-Ф3, каждая компания оставляет за собой право хранить необходимые ей документы ровно столько, сколько было установлено внутренними положениями компании, уставом.

Особенности архивации бухгалтерских документов

Особенности архивации бухгалтерских документов таят в себе несколько основных правил.

  • Абсолютно все документы, которые переданы в архив, должны быть оформлены должным образом, а также сформированы в дела. У этого процесса есть свои правила. При составлении этих самых дел каждый документ попадает в них в соответствии с определенными правилами. Данный процесс предназначен для упрощения работы с документами в архиве.
  • Чтобы документы не перепутались и оказались в нужных делах, они обязательно должны иметь отличительный признак, который их объединяет. К примеру, предметно-вопросный или же номинальный.
  • Перед отправкой документов в архив следует тщательно все проверить и выявить те документы, которые действительно необходимо перенести в архив, и те, которые следует уничтожить.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания знает все особенности архивации бухгалтерских документов и оказывает соответствующие услуги на высоком профессиональном уровне. С нами ваши архивные данные будут всегда в надлежащем состоянии, а работа с архивом будет простой и удобной.