Систематизация архива организации от профессионалов

Как систематизировать архив

В любой компании со временем накапливается ряд документов и прочих бумаг, которые именуются архивом и требуют некой систематизации для того, чтобы не терять много времени на поиск нужного документа и ускорить процесс работы компании, если речь идет о бумагах.

Как систематизировать архив?

Встаёт вопрос, как систематизировать архив, чтобы не запутаться в документации. Дела и документы компании хранятся, определенный период времени, затем отправляются на утилизацию. Так, дела длительного хранения должны оставаться в структуре подразделения несколько лет, после чего подлежат передаче в архив компании. Срок хранения дела определяется их номенклатурой. При создании архива, или его некоторых изменениях, необходима экспертиза ценности документов и составление различных описей, систематизация дел и создание или перестройка структурного аппарата.

Что такое систематизация архива?

Систематизация архива - это процедура определенного распределения документов, где их можно группировать и упорядочивать по общим признакам. Таким образом, документы типизируются и группируются в дела, которые рассматривают как единицы архивного хранения.С вопросом как систематизировать архив рано или поздно сталкивается каждая компания. И тут есть несколько правил. Упорядочивания может производиться по номинальному признаку – то есть группировка документов по одному типу. Например, все приказы по персоналу или акты выполненных работ.

Систематизация по номинальному признаку:

  • по авторскому признаку – статьи, патенты и так далее;
  • по предметной области – все документы о каком-либо проекте;
  • по корреспондентскому признаку;
  • по географическому признаку;
  • по экспертному признаку;

К документам, которые планируются для передачи в архив, предъявляют определенные требования, которые обусловлены необходимостью вовремя найти нужный документ и не затрачивать на это большую часть рабочего времени.

Критерии систематизации архива

Если вы думаете как систематизировать архив, учтите несколько критериев:

  • нумерация листов документа;
  • изменение порядка формирования дела так, чтобы самый ранний документ был вверху, а поздний внизу;
  • составление внутренней описи всех документов дела;
  • составление листа-заверителя дела;
  • прошивка и переплет дела;
  • оформление обложки дела, так, чтобы заголовок переносился из номенклатуры дел;

Цели систематизации архива

Систематизация архива направлена на соблюдение норм связанных с архивным делом, оптимизацию хранения дел для облегчения дальнейшего процесса работы с ними, выявление дел с истекшим сроком, для того, чтобы своевременно отправить их на утилизацию и т.д. Таким образом, систематизация архива это долгая, кропотливая и ответственная задача, выполнением которой можно заняться самостоятельно или доверить ее профессионалам "архивируем.ру", что значительно сэкономит Ваше время и избавит Вас от вопроса как систематизировать архив.