Как правильно архивировать документы в небольшой фирме? Пять правил грамотного архивариуса

Архивной обработкой документов называют самый последний этап работы с документацией в делопроизводстве. Этот этап включает в себя несколько важный мероприятий, в ряду которых экспертиза ценности документов, их последующая сортировка, формирование пачек их отобранных экземпляров, шнуровка, нумерация и составление описей.

Правила

Чтобы грамотно проводить архивирование документов в небольшой фирме, нужно придерживаться нескольких важных правил.

Правило 1

Разделяем всю документацию на три больших блока:

  1. оперативное хранение;
  2. длительное хранение;
  3. постоянное хранение.

Правило 2

Чтобы полностью оформить дело, нужно:

  • выполнить сквозную нумерацию всех листов,
  • составить опись документов,
  • переплести или подшить (прошнуровать) дело,
  • составить заверительную надпись.

Правило 3

Доверяйте процесс только доверенным лицам

Доверяйте процесс архивирования документов в своей небольшой фирме только доверенным лицам (во избежание утечки секретной информации). Лучше всего доверить данное важное мероприятие профессионалам - сотрудникам нашей фирмы.

Правило 4

Перед оформления дел проводить дополнительную систематизацию

Перед началом технического оформления дел следует проводить дополнительную систематизацию всех документов, имеющихся в делах. Для этого нужно осторожно снять все документы со скоросшивателя и расположить их в точной хронологической последовательности, иными словами, в обратном порядке. 

Правило 5

Проверка на дублетность

Завершающая процедура при архивировании документов в своей небольшой фирме - это проверка на дублетность. Такую работу называют полистной экспертизой, выявляющей ценность документов. В процессе данной экспертизы находятся и изымаются лишние экземпляры и черновые варианты.Если нужно архивировать особенно важные или сверх секретные документы, то к данному процессу привлекаются члены экспертных комиссий, ведущие специалисты и руководители подразделений, имеющие непосредственную причастность к рабочему процессу и документации.

Правило 6

Нет смысла тратить свое время

Каким бы сложным ни был ваш заказ, мы справимся с ним. Поверьте, лучше доверить такую важную работу специалистам, чем пытаться сделать ее самим!