Опись документов представляет собой архивный справочник с систематизированным перечнем заголовков дел, который предназначается для раскрытия состава дел, их содержания, закрепления систематизации и учета документов.

Опись документов

Кроме этого опись дел является также основным учетным документом, одним из основных видов научно-справочного аппарата к документации, который обеспечивает оперативный поиск дел. Отдельная опись - перечень дел с законченной самостоятельной нумерацией. 

Составление описи документов 

Составление описи документов производится в соответствии с формой, установленной Архивной службой РФ. При этом необходимо отметить, что описи дел долговременного хранения отличаются от описи документов постоянного хранения, как как в последних отсутствует графа 6 (сроки хранения). 

Технология оформления описи дел

Технология оформления, составления описей дел аналогична технологиям составления номенклатуры дел, так как составление описи документов - следующий технологический этап систематизации дел. В том случае, если какие-нибудь дела включаются в опись с нарушениями систематизации, их можно внести в опись дел последними под литерными номерами. Все дела в описи размещаются в соответствии с систематизацией, рекомендованной Архивной службой РФ. 

В крупных организациях

В крупных организациях разделы описи могут определяться подразделениями, и затем уже на основе этих подразделений архивов составляется сводня опись документов. В любом случае описи завершаются итоговой записью о числе внесенных в них дел, после чего подписываются составителями. Если речь идет о незначительном количестве документов, то опись дел может составляться за несколько лет, необходимо лишь разделить ее на годовые разделы и полностью оформить каждый раздел.

Время для составления описи документов

Опись документов необходимо составлять в течение года после того, как текущие в делопроизводстве дела завершены. 

Описи при сдаче в государственный архив

Если организация сдает документацию в государственный архив для постоянного хранения, то опись документов по личному составу необходимо согласовать с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, а опись документов постоянного хранения утверждается этой комиссией до утверждения ее директором организации.

Профессиональное составление описи документов

Составление описи документов - процесс достаточно длительный, трудоемкий, и далеко не всякая организация может позволить себе тратить время, трудовые ресурсы на составление описи документов. Поэтому все больше организаций сегодня предпочитают обращаться к профессионалам. 

Услуги профессионалов

Наша компания осуществляет опись документов при передаче на хранение, опись документов по личному составу, конфиденциальной документации. Профессионалы, имеющие большой опыт работы в сфере архивирования документации и другими процессами, связанными с архивацией, знают все тонкости процесса описи  и уничтожения документов постоянного хранения, длительного хранения и осуществят все необходимые процедуры в кратчайшие сроки. 

Передача описи документов профессионалами

Передача описи документов постоянного хранения, долговременного хранения профессионалам, позволит вам не отвлекаться на сопутствующие задачи деятельности вашей организации и сосредоточиться на приоритетных для вашей компании направлениях. Все же задачи, связанные с архивацией, описью документов мы готовы взять на себя и выполнить их максимально оперативно и с высочайшим качеством. Обращайтесь!