Государственные структуры организуют механизм пенсионного страхования, поэтому вся документация, которая свидетельствует о трудовом стаже работника, должна тщательно сохраняться.

 Архивация кадровых документов

Качественная архивация документов - это задача государственной важности. Любая коммерческая или государственная организация должна правильно составлять, систематизировать и хранить документы. В крупных компаниях кадровый учет, как правило, ведется квалифицированными специалистами. Трудности часто возникают в небольших фирмах, где архивация кадровых документов требуется не часто.

Оптимальный вариант - это архивный консалтинг.

Специализированная фирма в сжатые сроки решает все вопросы, касающиеся архивации документов. Опытные сотрудники обрабатывают документы компании и выполняют смежные работы. Профессионалы соблюдают правила архивного законодательства и методические рекомендации. Грамотная архивация кадровых документов не вызывает нареканий со стороны архивного учреждения, к которому прикреплена организация.

Так как же это должно быть

Неопытные руководители часто просто не знают, как должна осуществляться архивация документов. Поэтому за годы работы скапливается большое количество документов, качающихся личного состава. За несоблюдение кадровой политики и требований законодательства отвечает руководство компании. Самостоятельно разбираться во всех тонкостях архивации документов, у бизнесменов часто нет времени. Намного эффективнее, когда архивация кадровых документов поручается архивной фирме.

Работа архивных компаний

В этом случае можно быть уверенным, что все необходимые документы будут отобраны и подготовлены к длительному хранению. Ненужная документация будет уничтожена , и составлены акты уничтожения. Подготовленные документы будут сданы в государственные или муниципальные архивные учреждения. Архивная фирма наводит эффективный порядок в кадровых документах организации. После того как вся документация грамотно собрана, намного легче выдавать сотрудникам справки по запросам, выписки, копии и другие документы. Современные архивы формируются не только в бумажном виде, но и в электронном.

Ошибки архивного учета

Ошибки архивного учета встречаются и в больших организациях, где архивация документов выполняется разными сотрудниками. При повышенной "текучке" персонала случается искажение записей и утеря документов. Чтобы быстро навести порядок, приглашается архивная фирма.