В настоящее время индексация документов применяется при создании баз данных и формировании электронного архива.

Индексация документов

Индексация документов производится с помощью системы кодирования различных документов с целью их точного учета и последующего удобного хранения.

Кодирование при индексации

Обычно при индексации на самом документе, в установленном месте, проставляется код, где содержится цифровое обозначение отдела, к которому можно отнести данный документ. Обязательное условие индексации – включение в кодировку номера самого порядкового документа. Как правило, индексация документов охватывает полностью делопроизводство на различных предприятиях, включает полный цикл обработки всех документов, начиная с момента создания такого документа, включая его исполнение и последующую отправку в архив. Помимо классического архива, представляющего собой хранение разноплановых бумаг на самом предприятии либо в отдельном месте, сейчас нередко создаются электронные архивы, охватывающие точно такие же документы, но каждый из них перед занесением в базу переводится в электронную версию. 

Помощь в выполнении индексации документов

Наша компания помогает клиентам выполнить индексацию документов во время налаживания системы делопроизводства, в данном случае она осуществляется уже после сортировки всех старых архивных документов. Так как на предприятиях нередко до сих пор осталось множество документов, определенный законом срок хранения которых давно истек, нужно предварительно отсортировать все ненужные документы и затем выполнить их утилизацию, чтобы архив не занимал много места.

Электронный архив

Когда документы отсортированы, их индексация произведена должным образом, производится их сканирование для удобного перевода в электронную версию, а уже отсканированные документы в электронном архиве располагаются так же и по тем же принципам, что и при хранении бумажного архива, соблюдая принятый на предприятии порядок делопроизводства. Чтобы электронный архив, как и бумажные носители информации, не был уничтожен во время различных чрезвычайных ситуаций, рекомендуется создавать его в нескольких копиях, правильно упорядочивать и хранить копии в различных местах. 

Передача бумажного архива на хранение

Создавая электронный архив с внесением в электронную базу данных всех действующих по времени бумажных документов, обычный архив можно уже не держать на предприятии, а отправить его на ответственное хранение в одну из специализированных компаний. В данном случае бумажный архив, где индексация документов уже осуществлена, будет храниться в безопасном специально оборудованном помещении, а работники предприятия будут удобно пользоваться электронными документами. Берегите свою информацию!