По первому пункту 9-й статьи Федерального закона 129 (от 21.11.96) любые хозоперации, выполняемые компанией, должны сопровождаться документами.

Данный класс документов называется первичным (первичные учётные документы) и служит базой для ведения бухучёта. Вместе с другими бумагами бухгалтерии, образованными на основе первичных документов, постоянно образуется достаточно большое количество информации (чаще всего - на бумажных носителях), что представляет определённые сложности через некоторое время работы: ведь практически все документы требуется хранить в течение достаточно долгого срока. Соответственно, требуется организация архива.

Опись дел постоянного хранения

Составление номенклатуры и описи дел

Одним из основных этапов работы с архивом являетсяс оставление номенклатуры и описи (в частности, обязательна опись дел постоянного хранения). Эти документы используются как для организации структуры хранения, так и для навигации по архиву и поиска конкретных дел. Номенклатурой дел называют систематизированный их перечень, содержащий важную для архивиста информацию, в частности, срок хранения. Сводная номенклатура - это документ, состоящий из номенклатур каждого отдельно взятого подразделения компании.

Составление описи дел постоянного хранения

При организации архивной работы имеет большое значение проведение экспертизы ценности документов, то есть отбора дел и определения срока их хранения. В частности, результатом работы экспертной комиссии является опись дел постоянного хранения, а также список документов для уничтожения. Описи дел постоянного и временного хранения утверждаются уполномоченным лицом. Опись дел постоянного хранения является документом, служащим основанием для принятия дел в архив. Для принятия в архив дел временного хранения используется номенклатура.

Движение дел архива

При появлении необходимости выдачи дел из архива, оформляется выдача во временное пользование. При возврате дела архивист сверяет его состав с описью, а также уточняет правильность формирования и сохранность. Опись дел постоянного хранения, а также номенклатура дел временного хранения может использоваться не только для навигации и оперативного поиска по архиву, а также для различных статистических и подобных целей, что имеет смысл для отделов аналитики и маркетинга компаний. После ликвидации организации её архив (включая дела постоянного хранения) передаётся правопреемнику или же на государственное хранение.