В настоящее время актуальна оцифровка архивов, хранение электронных копий документов. В этом ряду и оцифровка архивов БТИ.

Архив БТИ (бюро технической инвентаризации) - это хранилище документации (технической, оценочной, правоустанавливающей) на объекты недвижимости.

Оцифровка архивов БТИ

Для чего он нужен

Сохранность документации о жилом фонде и других объектах недвижимости, оперативный поиск нужной информации – всё это весьма важно для граждан и для организаций. Повысить надёжность хранения документов, а также ускорить работу с документами поможет оцифровка архивов БТИ. В результате оцифровки архивов каждый документ приобретает электронную копию, что может служить дополнительной гарантией сохранения информации.Документы, хранящиеся в БТИ, содержат чертежи, схемы, подписи, печати; оцифровка таких документов заключается в расшивании листов и качественном сканировании.

Сканирование и создание базы данных

Можно ограничиться сканированием документов и упорядоченном хранением их в электронных папках на жёстком диске компьютера. Но при больших объёмах информации такой способ не годится. Ведь при большом количестве файлов на компьютере поиск нужного документа оказывается не менее трудоёмким, чем в обычном бумажном архиве. Для оперативной работы с большими объёмами документов создаётся база данных. В компьютерную базу данных заносятся электронные карточки. Поиск электронного документа в базе данных занимает несколько секунд. Можно найти документы на домостроение по адресу, по фамилии владельца.

Файлы, хранящиеся на электронных носителях информации

Необходимо регулярно перезаписывать – делать резервное копирование. Не обязательно для хранения электронной информации расширять компьютерный парк в БТИ; возможна удалённая работа с архивами, при сохранении конфиденциальности. База данных может находиться на удалённых серверах; при таком способе высокопрофессиональные специалисты занимаются сохранением и резервным копированием данных для своих клиентов.

Обучение работе с базами данных

Работники архива обучаются работать с компьютерными базами данных. При наличии электронного архива от сотрудников требуется элементарная компьютерная грамотность. Действия, которые выполняют при работе с базой данных сотрудники архива, достаточно просты, их легко освоить. Оцифровка архивов – это новый способ работы с документацией. В двадцать первом веке наличие цифровых копий документов, ведение электронных баз данных в архивах – всё это становится обязательным стандартом. Оцифровка архивов БТИ уже проведена во многих городах, и в скором будущем это будет повсеместным явлением.