Для предприятий нелегкой задачей является архивное хранение документов.

Ведь у многих бухгалтерских документов есть обязательный срок хранения, и в этот период их ни в коем случае нельзя уничтожать.

20170606 143701

Минусы хранения в организации:

  • папки занимают довольно много места;
  • наличие бумажной пыли;
  • архив сложновато оптимизировать;
  • чтобы перемещать документы требуется физическая сила;
  • контролировать своевременное уничтожение документов  практически невозможно;
  • управлять документами тяжело.

Решение трудности хранения документов

В связи со всеми трудностями оптимальным является решение обратиться в стороннюю организацию для хранения документов.
Если компания решит передать документы на хранение в ту организацию, которая непосредственно занимается подобными услугами, в результате руководитель не будет тратить свои финансовые средства на оборудование и специальное помещение. Конечно, предприятию придется оплачивать счета за архивное хранение бумаг, но все равно это будет гораздо меньшая сумма. И еще стоит помнить, что если организация архивного хранения документов будет осуществляться посторонними, бумаги будут за пределами офиса находиться. Но в то же время доступ к ним будет круглосуточный.

Депозитарное хранение

Благодаря тому, что архивное хранение документов будет осуществляться сторонними специалистами, есть прекрасная возможность избавиться от огромного количества пыльных документов, а также не нужно нести дополнительные затраты, например, нанимать персонал либо же обучать уже имеющихся людей работе с архивом. Намного дешевле стоит организация архивного хранения документов, чем оплачивать аренду офисного пространства, используемого для архивного хранения. Передача дел на архивное хранение дает возможность более рационально использовать пространство, которое освободилось. Передача документов на архивное хранение - это и конфиденциальность, и оперативность. Последнее качество достигается за счет того, что на коробки наносятся штрих коды, а специально разработанная компьютерная программа для доступа клиентов дает возможность четко, оперативно и без малейших потерь осуществить их выдачу клиентам. Мы предоставляем не просто услуги хранения бухгалтерских бумаг, своим клиентам мы рады предложить качество и надежность. Организация архивного хранения документов и дел в обязательном порядке требует соблюдения некоторых мер по обеспечению секретности. Часто возникают ситуации, когда невозможно гарантировать сохранность и конфиденциальность информации без дополнительных финансовых средств, организуя архивное хранение документов непосредственно на предприятии.

Услуги по внеофисному хранению документов

В этом случае мы предлагает услуги по внеофисному хранению документов, гарантируя полное сохранение конфиденциальной информации. Передача документов происходит следующим образом: в специальные коробки, помеченные штрих-кодом, складываются все бумаги, а затем в случайном порядке размещаются на стеллажах хранилища нашей организации. Если есть необходимость, то архивные коробки можно опломбировать. Мы гарантируем полную безопасность вашего архива