Электронный архив от Архивируем.ру

Полноценные технические возможности для создания и обработки архивных систем появились всего лишь несколько лет назад. Но за это короткое время специалисты смогли их усовершенствовать, тем самым облегчая и ускоряя работу с документами. Огромные кипы бумажных документов стремительно сменяются системой под названием электронный архив. 

Помощь электронного архива

Грамотно составленный электронный архив в любой ситуации придет вам на помощь и выдаст необходимый документ. Такая простая в использовании система незаменима на предприятиях, где ценят каждую минуту. Если вы решили, что пора перейти на высший уровень и избавиться от рутинной и долгой обработки данных вручную, то предлагаем вам услуги наших специалистов.

Возможности для клиентов

Индивидуальный подход к заказчику. Мы создаем электронный архив индивидуально для каждого заказчика. В таком деле обязательно необходимо учитывать особенности предприятия, на что конкретно направлена его деятельность. Мы всегда стараемся дать актуальные ответы, на самые важные вопросы. Как и где хранить документы в электронном виде.

Также учитываются и пожелания клиента. Все системы защищаются от несанкционированного проникновения. Хранение электронных документов четко структурировано и немедленно отвечает определенным запросам. Помимо этого есть возможность просмотреть историю использования того или иного документа.

Защита электронного архива

Если вы сомневаетесь, использовать ли электронные системы из-за постоянных атак хакеров, то спешим вас заверить в том, что архив надежно защищается. Защита на различных уровнях полностью сведет на нет все попытки несанкционированного доступа к документам. Специалисты гарантируют каждому клиенту отлаженную работу системы и ее надежную защиту.

Системой могут пользоваться бухгалтеры, техники, остальные специалисты всех сфер деятельности. Электронный архив преимущественно хранит в себе отсканированные и обработанные документы. Они должны быть подлинными и заверенными соответствующим лицом (лицами) с помощью штампа или подписи. Такие документы в электронной базе не подлежат корректировке или полному изменению. Пользователь может только изучать, просматривать их, использовать в нужных целях.  Почему подобные системы становятся такими популярными? 
В первую очередь, это надежная передача и сохранение документов. Вым больше не придется производить уничтожение документов  по истечению их сроков. Данные технологии полностью исключают потерю важных бумаг на стадии передачи их из рук в руки либо транспортировки. Теперь образ документа появляется только на экране и надежно защищен. 
Устали перелистывать бесконечные подшивки бумаг? Электронный архив выдаст вам нужный документ за несколько секунд. Большой документооборот компании теперь заключен в маленькую систему, находящуюся в компьютере. 

Упрощается и подготовка всех необходимых бумаг для проверок

Упрощается и подготовка всех необходимых бумаг для проверок. Например, сбор документации для налоговой инспекции теперь не займет и нескольких дней. В системе формируется реестр, по которому массово выводится на печать нужное количество копий документов. Собственно, в этом и заключается вся подготовка, на которую раньше приходилось тратить часы, дни и нервы исполняющего указания. 

 

Windy

Электронный архив бухгалтерских документов

Бухгалтерия на любом предприятии является бесперебойным источником бумажной документации, которой нет конца. Пока ваш офис окончательно не заполонили многочисленные платежки, счета и выписки следует задуматься о том, чтобы организовать эффективную работу с бухгалтерскими документами.

Два варианта решения этой задачи

Первый вариант: создать электронный архив бухгалтерских документов перевести бухгалтерские документы в электронный вид, а весь бумажный объем упаковать и вывезти на удаленное хранение в наше безопасное хранилище. Второй вариант: создать электронный архив бухгалтерских документов без вывоза бумажных документов с территория заказчика.

Почему стоит создать электронный архив бухгалтерских документов

  • Порядок на рабочих местах и освобождение пространства.
  • Быстрый поиск и удобство работы с документами.
  • Безопасность и сохранность данных.
  • Обеспечение индивидуального доступа для определенных сотрудников.

Чтобы как можно быстрее ощутить все преимущества электронного архива бухгалтерских документов, вам следует вызвать наших специалистов к себе в офис. Наши специалисты ответят на все интересующие вас вопросы, и поможет определится с примерной стоимостью работ

После целого комплекса работ по сортировке, сканированию и вводу данных вы получите полностью готовый электронный архив бухгалтерских документов. В самые кратчайшие сроки система будет внедрена к вам на предприятие, и ваши сотрудники смогут начать работать с ней.

Вы и ваша компания получаете очень высокую производительность ваших сотрудников, благодаря электронному архиву бухгалтерских документов. Так же огромное количество свободного пространства, благодаря освобождению его от бумаг.

Windy

Невозможно найти организацию, для которой не была бы актуальной проблема постоянного возрастания объёма оборота документов. Это, в свою очередь приводит к затруднению доступа сотрудников к архивам, увеличению времени, которое тратиться на поиски тех или иных документации.

Актуальность ведения дел

Следствием затрудненного доступа сотрудников к архивам являются ненужные простои и потери потенциальной прибыли. Именно поэтому для эффективной работы любого предприятия возросла актуальность электронного ведения дел, позволяющая существенно повысить эффективность работы.

Электронный архив договоров

В настоящее время необходимым атрибутом, повышающим эффективность системы управления контрактами, является электронный архив договоров. Сначала осуществляется сканирование договоров, затем из полученных файлов формируется база данных, которая и представляет собой электронный архив.

Возможности при внедрении электронного архива договоров

Также исключается дублирование документов и ощутимо упрощается их поиск. Кроме того, наличие электронных копий договоров существенно повышает надежность их хранения (срок хранения электронного архива на специальных информационных накопителях исчисляется несколькими десятками лет).

Так, электронный архив договоров помогает обеспечить максимально быстрый доступ сотрудников, участвующих в процессе подготовки контрактов к актуальным версиям документации. К тому же, электронные архивы дают возможность оперативно формировать подборки необходимых документов. Такой архив можно интегрировать практически с любыми системами управления контрактами.

Вы сможете заметно повысить эффективность вашего предприятия за счёт возможности оперативного удовлетворения большого количества запросов к необходимой документации, что позволит многократно снизить внутренние издержки.

Создание электронного архива договоров позволяет существенно повысить экономическую эффективность предприятия, а также максимально снизить возможные риски. Кроме того, успешное управление договорами оказывает благоприятное влияние на имидж компании.

 

 

Защита архива

Плюс к этому, централизация баз данных защитит архив от случайного, либо умышленного уничтожения, ведь для защиты информации используется система регулярного резервного копирования, благодаря чему в случае непредвиденных обстоятельств архив можно будет легко восстановить из последней копии.

 

Windy

В Письме Министерства финансов Российской Федерации от 1 февраля 2006г. N 02-14-10а/187 перечислены учетные регистры, которые необходимо хранить в бумажном виде, остальные, следовательно, можно не распечатывать. Это первый шаг в создании электронных архивов бюджетных учреждений. Рабочий стол многих бухгалтеров зачастую напоминает бумажную Эйфелеву башню, которая с каждым годом будет только увеличиваться. Решая проблему бумажных завалов, хозяйственный отдел только и занят закупкой и размещением стеллажей для хранения всех этих бумаг. Обуздать бумажный поток может лишь созданный с нуля электронный архив.

Windy

Грамотно составленный электронный архив в любой ситуации придет вам на помощь и выдаст необходимый документ. Такая простая в использовании система незаменима на предприятиях, где ценят каждую минуту.