Невозможно найти организацию, для которой не была бы актуальной проблема постоянного возрастания объёма оборота документов. Это, в свою очередь приводит к затруднению доступа сотрудников к архивам, увеличению времени, которое тратиться на поиски тех или иных документации.

Актуальность ведения дел

Следствием затрудненного доступа сотрудников к архивам являются ненужные простои и потери потенциальной прибыли. Именно поэтому для эффективной работы любого предприятия возросла актуальность электронного ведения дел, позволяющая существенно повысить эффективность работы.

Электронный архив договоров

В настоящее время необходимым атрибутом, повышающим эффективность системы управления контрактами, является электронный архив договоров. Сначала осуществляется сканирование договоров, затем из полученных файлов формируется база данных, которая и представляет собой электронный архив.

Возможности при внедрении электронного архива договоров

Также исключается дублирование документов и ощутимо упрощается их поиск. Кроме того, наличие электронных копий договоров существенно повышает надежность их хранения (срок хранения электронного архива на специальных информационных накопителях исчисляется несколькими десятками лет).

Так, электронный архив договоров помогает обеспечить максимально быстрый доступ сотрудников, участвующих в процессе подготовки контрактов к актуальным версиям документации. К тому же, электронные архивы дают возможность оперативно формировать подборки необходимых документов. Такой архив можно интегрировать практически с любыми системами управления контрактами.

Вы сможете заметно повысить эффективность вашего предприятия за счёт возможности оперативного удовлетворения большого количества запросов к необходимой документации, что позволит многократно снизить внутренние издержки.

Создание электронного архива договоров позволяет существенно повысить экономическую эффективность предприятия, а также максимально снизить возможные риски. Кроме того, успешное управление договорами оказывает благоприятное влияние на имидж компании.

 

 

Защита архива

Плюс к этому, централизация баз данных защитит архив от случайного, либо умышленного уничтожения, ведь для защиты информации используется система регулярного резервного копирования, благодаря чему в случае непредвиденных обстоятельств архив можно будет легко восстановить из последней копии.