Планирование и учет движения денежных средств в 1С: Управление нашей фирмой 8 (1С: УНФ)

Начиная с версии 1.6.25 в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) добавлена возможность одним Поступлением на счет отразить возврат авансов по нескольким документам одного подотчетника.

Корректировка долга в «1С»

Для того чтобы минимизировать риски и сократить задолженности, предприятия должны делать сверки взаиморасчетов и добиваться уменьшения задолженностей. Умение правильно оформить корректировку долга несомненно поможет бухгалтеру улучшить финансовое положение организации.

Взаимозачет задолженности

Корректировка задолженности – хозяйственная операция, оказывающая непосредственное влияние на суммарный результат по взаиморасчетам.

Для начала стоит разобраться, в каких же случаях необходим документ «Корректировка долга». Корректировки чаще всего формируются на основании таких документов, как акт-сверки, информационное письмо от контрагента или же по дополнительному соглашению или договору. Если данные поставщика и покупателя не совпадают, к примеру, была учтена неверная информация, сделаны ошибки в документах или же внесены изменения несогласованные с другой стороной договора, необходимо сделать взаимозачет.

Для проведения взаимозачета следует зайти в раздел «Продажи» или «Покупки», выбрать документ «Корректировка долга» и нажать кнопку «Создать».

После чего необходимо выбрать вид операции. Программой предусмотрено пять различных видов: зачет аванса, зачет задолженности, перенос задолженности, списание задолженности и прочие корректировки. Непосредственно для взаимозачета может использоваться 3 из 5 вариантов: зачет аванса, зачет задолженности и прочие корректировки.

Теперь рассмотрим каждую операцию подробнее.

Если у покупателя есть долг перед организацией или же у третьего лица перед вашей организацией, то вам поможет операция «Зачет аванса». Также она может быть использована с авансами, выданными контрагенту.

Что же следует сделать? Нам необходимо выбрать вариант операции «Зачет аванса», далее выбрать контрагента, чьи авансы мы хотим включить в корректировку и внести данные в табличную часть с помощью кнопки «Заполнить». Она есть в двух вариантах, в верхней части документа и в табличной. Разница в том, что верхняя кнопка заполняет весь документ, то есть кредиторскую и дебиторскую задолженность, а нижняя кнопка заполнит только нужный вид задолженности. После этого в документе появятся справочные суммы по задолженности.

Главное помнить, что для проведения документа суммы кредиторской и дебиторской задолженности должны быть равны, иначе программа будет выдавать ошибку и не проведет документ. Следовательно, если у вас есть разница, то суммы необходимо скорректировать вручную и уровнять.

Зачет задолженности

Следующий вариант – это зачет задолженности, который необходим для взаимозачета долговых обязательств: покупателя перед вашим предприятием или же вашего предприятия перед поставщиком. Взаимозачет можно провести по расчетам с вашей организацией в счет авансов, выданных третьим лицом вашему предприятию или же вашей организацией – третьему лицу. Все остальное заполняется так же, как и в первом варианте.

Перенос задолженности

Также нередко возникают ситуации, когда один контрагент решает оплатить задолженность другого. В таких ситуациях следует сделать перенос задолженности. Для проведения такой операции следует в документе, после выбора нужной операции указать контрагента, чьи долговые обязательства требуется перенести, далее указываем того контрагента, кто в последующем будет рассчитываться по обязательствам.

Далее заполняем все нужные реквизиты: старый и новый договор, счета учета, валюту и прочие. Также следует обратить внимание, что этот вид операции поможет не только осуществить перенос задолженности с одного контрагента на другого, но и перенос между договорами. В таком случае графы «Покупатель (поставщик)» и «Новый покупатель (поставщик)» заполняются одним и тем же контрагентом, а договоры указываются разные.

Списание задолженности

Если же возникла ситуация, когда задолженность не была и не будет оплачена в силу каких-либо обстоятельств, то следует сделать списание задолженности. Для этого в документе стоит выбрать контрагента, чей долг подлежит списанию, в табличной части указать все долговые обязательства. Также данный вид операции можно применять не только для покупателей, но и для дебиторов, ведь не все поставщики при расторжении договоров или отказе от услуг возвращают перечисленные им авансы.

Важно обратить внимание на то, что после кнопки «Заполнить» табличная часть включит в себя все долговые обязательства, даже те, которые еще могут быть оплачены, поэтому их следует удалить из списка, оставив только те, что подлежат списанию. На вкладке «Счет списания» необходимо указать счет, на который спишется кредиторская или дебиторская задолженность.

Если же вам не подходит ни один из предложенных вариантов, то вы можете воспользоваться таким видом операции как «Прочие корректировки». Главное, после проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость, чтобы убедиться в правильности выбранной операции.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Планирование и учет движения денежных средств в 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

Рассмотрим как в системе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) осуществляется оперативное планирование и учет движения денежных средств.

Проведем две операции, связанные с движением безналичных денежных средств:

Отразить оплату поставщику в системе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) можно несколькими способами. Самый простой — это в разделе «Деньги» => «Документы по банку» воспользоваться командой обмена информацией с системой банк-клиент, если вы ей пользуетесь. В своей системе банк-клиент вы можете сохранить файл обмена и уже программе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) по команде «Загрузить» указать данный файл. Выписки банка загрузятся автоматически.

Можно создавать документы списания денежных средств на основании уже имеющихся в программе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) приходных накладных. Создавать списание с расчетного счета или расход из кассы предприятия можно на основании Заказов поставщикам, Счетов на оплату поставщиков, а также на основании расходных накладных, если мы возвращаем деньги покупателю.

Другой способ отражения приходных и расходных операций по расчетному счету — это непосредственно в разделе «Деньги» в журнале «Документы по банку» либо отдельно в журналах «Поступления на счет», «Расход со счета» создавать такие документы вручную.

Мы воспользуемся как раз ручным способом создания документов.

Выбираем в журнале «Документы по банку» команду «Создать» => «Расход со счета».

Укажем нашего «Поставщика», «Договор», по которому мы будем оплачивать и «Сумму» платежа. В правой части шапки документа указывается «Вид операции», наша «Организация» и «Счет» с которого будет производиться списание денежных средств.

«Расшифровку платежа» можно заполнять одним из трех способов.

Первый — это вручную по команде «Добавить» или клавиша «insert» на клавиатуре. Создается новая строка расшифровки и полностью заполняется.

Второй способ — воспользоваться командой «Подбор». Нажимаем соответствующую кнопку. У нас открывается окно подбора. В верхней части данного окна мы видим расшифровку задолженности. Двойным щелчком мыши из верхнего окна расшифровка задолженности переносится в нижнюю часть, и далее, по команде «ОК» расшифровки будут перенесены в табличную часть непосредственно самого документа.

Мы воспользуемся третьим способом — в шапке документа указываем сумму платежа. В нашем случае это 30 тысяч рублей. И заполним расшифровку по одноименной кнопке «Заполнить». Программа 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) выдает предупреждение о том, что расшифровка будет полностью перезаполнена. Соглашаемся с этим предупреждением. В результате программа сама распределяет наши 30 тысяч рублей по методу ФИФО по имеющейся задолженности. Остаток нераспределенной суммы система отметила как аванс выданный нашему поставщику.

Также здесь можно откорректировать ставки НДС. На вкладке «Дополнительно» мы можем указать номер платежного документа, указать счет контрагента, на который платили, указать назначение платежа, которое было указано в платежном поручении. Если бы мы это списание со счета создавали автоматически загружая данные из системы банк-клиент, то данная информация заполнилась бы автоматически.

Такой документ можно провести и закрыть.

Оплату, поступившую от покупателя, также можно зарегистрировать одним из трех способов

Во-первых — это загрузить из банк- клиента выписки.

Во-вторых на основании документов, выставляемых нашему покупателю. Это могут быть «Заказ покупателя». На основании него можно создавать «Поступление на счет» и «Поступление в кассу». На основании «Расходной накладной» также создаются документы «Поступление в кассу» и «Поступление на счет».

Мы воспользуемся третьим — ручным способом.

В разделе «Деньги» журнале «Документы по банку» создаем документ «Поступление на счет».

Указываем, от кого у нас поступили деньги, сумму платежа — в нашем случае 20 тысяч рублей. В правой части шапки документа указывается «Вид операции», которую мы сейчас будем проводить. В нашем случае это «Оплата от покупателя». Указываем наша «Организацию» и банковский «счет», на который будут зачисляться деньги.

Табличную часть «Расшифровка платежа» также можно заполнить одним из трех способов.

Вручную — по команде «Добоавить» или клавиша «insert» на клавиатуре.

Подобрать документы имеющейся задолженности.

Либо заполнить автоматически. Мы воспользуемся третьим вариантом. По команде «Заполнить» система 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) автоматически проанализировала имеющуюся задолженность. У нас она отсутствует. Вся сумма поступившего платежа определяется как аванс полученный.

На вкладке «Дополнительно» также можно указать номер платежного поручения, указать счет контрагента и назначение платежа. Проведем и закроем данный документ.

В правой части журнала «Документы по банку» мы видим итоги операций за текущий день. Точнее говоря — за тот день, к которому относится выделенный в журнале документ. Соответственно на начало дня у нас был остаток по 103300 рублей, поступило 20000 рублей, расход составил 30000 рублей. На конец дня остаток составил 90300 рублей.

Теперь давайте рассмотрим как осуществляется оперативное планирование платежей в системе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ).

Предположим, нам нужно на после завтра запланировать выдачу в подотчёт 20 тысяч рублей из кассы одному из сотрудников нашей организации.

Переходим в раздел «Деньги» в группе «Планирование» собраны журналы документов, связанные с оперативным планированием денежных средств. Нам необходимо создать заявку на расход денежных средств. Создаем такую заявку, указываем что послезавтра нам необходимо будет 20 тысяч рублей. Статья «Выдача в подотчет». Из кассы — указываем конкретную кассу нашей организации. В поле «Комментарий» отметим кому — сотруднику Добролюбову. В нижней части документа возможно установить «Статус» «Утвержден», либо «Не утвержден».

В зависимости от данного статуса документ будет отображаться в «Платежном календаре» обычным текстом в случае, если статус документа «Утвержден» и бледно серым цветом если статус документа «Не утвержден». Установим статус «Утвержден», проводим и закрываем нашу заявку.

Посмотрим, что у нас происходит в «Платежном календаре».

В разделе «Деньги» в группе «Отчеты» вызываем «Платежный календарь».

В верхней части необходимо указать нашу «Организацию», а также период анализа просроченных платежей (последние 7 дней) и период анализа будущих платежей (следующие 7 дней). При необходимости эти периоды можно настраивать под ваши конкретные задачи.

Сформируем платежный календарь и посмотрим, какая информация нам в нем доступна.

Мы видим, что заявка, которую мы запланировали на после завтра, приводит к отрицательным остаткам. То есть мы имеем по кассе «Касса в бухгалтерии» кассовый разрыв.

Что возможно предпринять в таких случаях?!

В данной ситуации можно поступить несколькими способами

В зависимости от ожидаемых платежей можно запланировать дополнительно приход средств. По команде «Добавить приход» мы создаем документ «Планирования поступления денежных средств». Например, работники финансовой службы могут запланировать получения кредита, либо овердрафта под какие-то нужды и таким способом покрыть кассовый разрыв.

Возможно воздействовать на сотрудников нашего продажного отдела, чтобы они связались со своими клиентами, которых они ведут и договорись с ними о более раннем поступлении денежных средств.

Ну и третий способ — это отодвинуть операцию расхода на более поздний срок. Здесь же мы можем открыть нашу заявку и перенести ее на другой день.

Мы же видим, что у нас достаточно денег на расчетном счете и запланируем «Перемещение денежных средств». По команде «Добавить перемещение» также на 17 число запланируем перемещения 25 тысяч рублей. Статья «Получение наличных в банке». Укажем откуда «С расчетного счета» нашего банка. Куда — в «Кассу предприятия». Установим статус заявки «Утвержден» и проведем такую заявку.

Сформируем наш «Платежный календарь». Теперь у нас на конец дня остаток положительный, но по заявке на расход он отрицательный. Связано это с тем, что в хронологическом порядке заявка на расход денежных средств идет более ранним временем, чем заявка на перемещение денег, хотя они и находится в пределах одной даты.

Мы можем зайти в заявку на расход денег и в документе в ручную поменять время. Теперь в нашем платежном календаре нет отрицательных красных остатков. Денежных средств нам достаточно для проведения текущих наших хозяйственных операций.

Таким образом в системе 1С Управление небольшой фирмой (1С УНФ) отражаются операции поступления и расходования денежных средств по расчетному счету и, аналогично, по кассе и осуществляется текущее оперативное планирование денежных средств через обработку «Платежный календарь».

Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru

Авансовые отчеты

В данном обзоре мы рассмотрим работу с Авансовыми отчетами в программе 1С:УНФ.

Располагаются Авансовые отчеты в разделе Деньги. В группе Касса есть одноимённая команда.

В журнале собраны все авансовые отчёты. Авансовый отчёт можно создать по одноименной кнопке либо скопировать уже существующей.

В форме авансового отчета обязательно выбираем Сотрудника – подотчетное лицо и Организацию.

На вкладки Выданные авансы необходимо указать денежные документы, которыми мы выдавали авансы сотруднику для того, чтобы списать данную задолженность с сотрудника.

Для этого удобно воспользоваться подбором по кнопке Подобрать. В открывшемся окне подбора представлены кассовые и банковские документы. Необходимые документы переносим в наш авансовый отчет.

На вкладке Запасы указывается товарно-материальных ценности, которые сотрудник приобрёл и которые приходуются на склад. Можно воспользоваться кнопкой Добавить либо подобрать номенклатуру. Указываем количество, стоимость купленной номенклатуры.

Если мы укажем Заказ покупателя, то номенклатура будет оприходована сразу в резерв под данных заказ покупателя.

Указываем склад, на который приходится номенклатура, номер и дату входящего оправдательного документа. Последние будут использованы при печати авансового отчета.

На вкладке Услуги указывается оплаченная нашим сотрудником услуга, которая сразу приходуется на расходы. Также мы выбираем номенклатуру, но уже с видом Услуга. Указывается Заказ покупателя, если расход относится к конкретному заказу. Если такая информация будет указана, то данные расходы будут оприходованы сразу под данный заказ покупателя, уменьшая его финансовый результат, и уже, в дальнейшем, не будут распределяться на все другие заказы при закрытии месяца.

Также можно дополнительно указать Направление деятельности. Если оно будет указано, данные расходы также не будут распределяться между направлениями деятельности.

Указываем Подразделение. Заполняем дату и номер входящего документа. Также как и для запасов указывается реквизит документа, представленного подотчётником.

Счёт учёта затрат будет браться из карточки номенклатуры.

На вкладке Оплата отражается оплата документов задолженности наших поставщиков, которые оплатило наше подотчетное лицо.

Указываем Поставщика, Договор. Если денежные средства будут переданы в виде аванса, устанавливаем соответствующий флаг. Тогда программа не будет требовать от нас указание документов задолженности. В противном случае указываем документ, по которому числится задолженность, можем указать Заказ нашему поставщику для того, чтобы учесть факт оплаты по данному заказу. Если используются входящие счета на оплату указываем его там же.

Заполняем номер и дата входящего документа, например, корешок к приходному кассовому ордеру.

Такой документ уже можно попробовать провести, но программа может выдать ошибку о том, что израсходованная сумма аванса превышает сумму по документам. Необходимо вернуться на вкладку Выданные авансы и откорректировать сумму, которую необходимо будет списать с нашего подотчетника.

Документ имеет унифицированную печатную форму авансового отчета АО-1. Данный документ можно распечатать и даже подложить в бухгалтерию.

Рассмотрим отчет по движениям документа.

Как видно, у нас отражены запасы на складах. Эта информация с вкладки Запасы. Были оприходованы расходы. Это информация с вкладки Услуги. Также мы видим, что была зарегистрирована оплата нашему поставщику.

Таким образом программе 1С:Управление нашей фирмой осуществляется работа с авансовыми отчетами.

Возврат авансов подотчетников по нескольким документам

Начиная с версии 1.6.25 в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) добавлена возможность одним Поступлением на счет отразить возврат авансов по нескольким документам одного подотчетника.

В документах Поступление на счет и Поступление в кассу с видом операции От подотчетника добавлена табличная часть, в которой можно выбрать несколько документов выданных авансов, различные подразделения и проекты.

Формируем документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника. Для использования возможности возврата по нескольким документам добавляем строку в табличную часть и указываем необходимый документ.

Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru

Формирование резервом по сомнительным долгам в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

Резерв по сомнительным долгам создают, чтобы отчетность организации отражала истинный финансовый результат и объем реальных обязательств покупателей и заказчиков. Причем не важно, оплата уже просрочена или есть уверенность, что контрагент нарушит договоренности в будущем.

Вообще между резервом по сомнительным долгам в бухгалтерском и налоговом учете есть существенная разница. В частности, в бухучете резерв обязателен. А для налогового учета такого требования нет.

Кстати, обратите внимание. Создавать резерв нужно только тогда, когда у вас нет уверенности или каких-то дополнительных гарантий, что просроченная дебиторка будет погашена.

К сомнительным долгам относится любая задолженность перед налогоплательщиком, если эта задолженность удовлетворяет одновременно трем условиям (п. 1 ст. 266 НК РФ):

• возникла в связи реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг;
• не погашена в сроки, установленные соответствующим договором;
• не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Резерв по сомнительным долгам формируйте в следующем порядке. Сначала определите объем каждой отдельной сомнительной задолженности. Резерв нужно будет сформировать для каждого такого случая. При этом его размер определяйте также с учетом оценки финансового состояния должника и вероятности погашения обязательств полностью или частично. Ведь величина резерва по сомнительным долгам – это оценочное значение. Включать в него всю сумму сомнительного долга не обязательно.

Для целей формирования резервов по сомнительным долгам сомнительной задолженностью в программе считается непогашенная в срок задолженность, отраженная по дебету счетов 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76.06 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками».

Для отсчета срока возникновения сомнительной задолженности используются показатели:

• Срок оплаты долга покупателями, установленный в настройках параметров учета (раздел Администрирование — Параметры учета — Сроки оплаты покупателями);
• Установлен срок оплаты — в карточке договора с контрагентом (группа Расчеты).

Дата, с которой отсчитывается срок возникновения сомнительной задолженности, в программе определяется следующим образом. Если в договоре:

• установлен срок оплаты, то задолженность считается сомнительной, если она не погашена (полностью или частично) через указанное количество дней, начиная с даты возникновения дебиторской задолженности;
• не установлен срок оплаты, то сомнительной считается задолженность, которая не погашена (полностью или частично) через количество дней, которое указано в настройках параметров учета, начиная с даты возникновения дебиторской задолженности.

Правила расчета резерва определены законодательством. Сумма сомнительной задолженности включается в резерв в зависимости от срока ее возникновения (п. 4 ст. 266 НК РФ):

• свыше 90 календарных дней – 100% суммы задолженности;
• от 45 до 90 календарных дней (включительно) – 50% от суммы задолженности;
• до 45 дней – 0% резерв не создается.

Кроме того, предельный размер резерва не может превышать (п. 4 ст. 266 НК РФ):

по итогам налогового периода – 10% от выручки за указанный налоговый период;

по итогам отчетных периодов – большую из величин:

Выручка для расчета предела резерва определяется в соответствии со ст. 249 НК РФ без учета НДС (абз. 5 пп. 2 п. 1 ст. 248 НК РФ). Внереализационные доходы по субсчету 91.01 «Прочие доходы» для расчета предела не учитываются.

На последнее число отчетного (налогового) периода сумма исчисленного резерва сравнивается с суммой остатка резерва:

• если сумма резерва меньше, чем остаток резерва, то разница включается во внереализационные доходы;
• если сумма резерва больше, чем остаток резерва, то разница включается во внереализационные расходы.

Если резерв на следующий период не создается, то остаток резерва включается во внереализационные доходы (п. 7 ст. 250 НК РФ).

Остаток резерва определяется как разница между суммой резерва, исчисленного на предыдущую отчетную дату, и суммой безнадежных долгов, возникших после предыдущей отчетной даты.

Начисленный резерв по сомнительным долгам может быть использован только на покрытие убытков от безнадежных долгов. Их перечень приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В виду различий в правилах определения величины резерва в бухгалтерском и налоговом учете могут возникать разницы в оценке:

• резервов, учитываемых на счете 63
• доходов и расходов, учитываемых на счете 91
• как следствие, прибылей и убытков, учитываемых на счете 99

В соответствии с ПБУ 18/02 эти разницы являются постоянными. Постоянные разницы по сч. 99.01 учитываются при расчете по налогу на прибыль как ПНО или ПНА и отражаются записями:

Настройка в программе

Для настройки в программе первым шагом является включить функционал по расчету резервов по сомнительным долгам, используя пункт меню “Главное” — “Учетная политика”.

Перейдя по гиперссылке “Настройки налогов и отчетов” переходим в настройки “Налог на прибыль” и устанавливаем галочку “Формирование резервов по сомнительным долгам”

После установки данных параметров, переходим к настройке сроков расчетов с покупателями.

Настройка расчетов с покупателями

В программе можно установить сроки двумя способами:

1. Указать в договоре с покупателем строк. Срок оплаты можно указать любое количество дней. Также данный способ имеет приоритет при расчете.

2. Указывается настройка для всех договоров в целом. Для этого воспользуемся пунктом меню “Администрирование” — Параметры учета.

В параметрах выбираем гиперссылку “Срок оплаты покупателями”.

В форме настройке указываем в поле “Срок оплаты долга покупателя” необходимое количество дней.

После проведения необходимых настроек в программе, для самого расчета сомнительных долгов используется обработка “Закрытия месяца” (Операции).

Эта регламентная операция начисляет резерв сразу и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Законодательством не закреплен способ расчета резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учете. Правила прописаны в Налоговом кодексе и действуют только для налогового учета. Поэтому каждый хозяйствующий субъект должен самостоятельно определить способ и метод расчета резервов и прописать это в своей учетной политике. Программой же предусмотрено, что расчет резервов по сомнительным долгам в бухгалтерском учете ведется по правилам налогового учета.

В налоговом учете при расчете резервов действует ограничение. Это ограничение определяется в ходе выполнения регламентной операции «Расчет долей списания косвенных расходов».