Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их. Опись документов представляет собой систематизированный перечень дел с указанием их порядковых номеров. Она помогает не только учитывать документы и обеспечивать их сохранность, но и облегчает поиск необходимых материалов.
Нормативная база для описи документов
Базовым нормативно-методическим документом для составления описей служат "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). При этом необходимо отметить, что описи дел долговременного хранения отличаются от описи документов постоянного хранения, как как в последних отсутствует графа 6 (сроки хранения).
Какие сроки хранения есть у описей
Постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Описи, составляющиеся отдельно:
- На дела постоянного хранения;
- На дела временного хранения, свыше десяти лет;
- На дела по личному составу;
- На дела под грифом «секретно», на судебные и следственные дела;
- На судебные и научные отчеты.
Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярахИногда необходима отдельная опись документов, передаваемых в архив. Такая опись – это перечень с самостоятельной порядковой нумерацией. Под методическим руководством архивариусов должны ежегодно создаваться описи по каждому структурному подразделению. Эти описи необходимы для передачи документов на хранение в архив. Описи, которые предоставляют структурные подразделения, являются основой для подготовки и систематизации сводных описей, необходимых для сдачи документации на постоянное хранение. .
Оперативно и точно ориентироваться в массиве документов и своевременно получать всю необходимую информацию, например, при составлении справки о трудовом стаже. Ведь именно опись в кратчайшие сроки предоставляет сведения о порядковом номере дела, в котором хранится необходимый приказ или другой документ.
Обращайтесь к профессионалам
Если вам нужно создать опиь дел, обращайтесь к нам, это позволит вам не отвлекаться на сопутствующие задачи деятельности вашей организации и сосредоточиться на приоритетных для вашей компании направлениях. Все же задачи, связанные с архивацией, описью документов мы готовы взять на себя и выполнить их максимально оперативно и с высочайшим качеством. Обращайтесь!
